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【东网集萃·干货】如何成为一个特能沟通的项目管理“老司机”?

发布时间: 2016-11-09 10:41:02  
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所谓沟通,是人与人之间的思想和信息的交换,是将信息由一个人传递给另一个人,逐渐广泛传播的过程。著名组织管理学家巴纳德认为“沟通是把一个组织中的成员联系在一起,以实现共同目标的手段”。 

 

 

在项目管理中,专门将沟通管理作为一个知识领域,PMBOOK中也建议项目经理要花75%以上时间在沟通上,可见沟通在项目中的重要性。多数人理解的沟通,就是善于表达,能说、会说。然而项目管理中的沟通,并不等同于人际交往的沟通技巧,更多的是对沟通的管理。

 

项目沟通管理具体内容
 

 

1、确定沟通目标:项目中沟通对象主要为项目干系人,不同干系人需要的信息可能不同,所以在项目启动时,就要识别所有的项目干系人。以及不同人的不同信息需求,不同人所得到信息拿出来共享交流。

 

2、制定沟通计划:沟通对象,需要的信息,信息发布频率等都要确定好。

 

3、执行沟通计划:看上去很简单,每个项目都可以依模式套用,但实际上很多项目在执行中都会出现沟通问题。

 

4、执行过程沟通:可采用多途径多方式的沟通,例如:正式(报告、备忘录、项目例会、简报);非正式(电子邮件、电话、即兴讨论)等。整个项目生命周期要审查:谁、什么时候、通过什么形式、需要什么信息、如何存储和检索信息。

 

5、问题沟通:在问题出现时,将问题表达得准确、清晰、简洁是进行有效沟通的前提,解决问题的各方进行必要的沟通,以对解决问题达成共识。可形成问题日志用于记录和监督问题的解决进度。问题描述、责任人、解决时间等用来促进沟通。

 

6、里程碑沟通:本阶段里程碑汇报、可交付成果状态、进度情况和已发生的成本。未完成的需要进行调整,采取行动和开展干预,生成变更请求,还可梳理下阶段工作重点等。

 

7、项目总结沟通:项目整个生命周期的总结,过程资产的提交,经验教训的分享。

 

 

项目管理有效的沟通和作用
 

 

管理学中的“沟通漏斗”理论,相信大家并不陌生,这个理论说的是:假设你想表达的内容是100%,但与团队成员沟通的时候却只能讲出80%,因为场所干扰、分神等原因,对方听到的最多只是60%,能听懂的部分只有40%,真到执行时就只剩下20%了。三个月后,信息衰减得有可能只有5%!

 

 

 

“沟通漏斗”呈现的是一种由上至下逐渐减少的趋势,在工作中团队沟通效率下降的一种现象。在一个团队中,当我们的指令就像手中所握的沙子般漏出的时候,最后的执行能好吗?答案显而易见。为了克服“沟通漏斗”,降低信息在传递过程中的损耗,提高执行效率,可参考以下五点建议。

 

1、要点总结,表达到位

 

每一个任务、目标、计划与指令都是有其要点的,我们要在与团队成员沟通前,清楚这些要点,并在沟通中把要点讲清楚。比如这项任务我们要达到什么样的效果,具体要做哪些方面,可能会出现什么问题等等,这些要点都需要提前成形,沟通清楚。

 

2、工作记录,聆听到位

 

在实际工作中,往往是领导滔滔不绝地讲了一大通,下属能听懂的内容已经漏掉了一部分。当然这其中有多方面原因,比如外界的一些干扰,下属因为资历、理解能力、知识面及技能的局限性,不能完全听懂。这时,管理者应该直击问题的核心,将大而全的工作安排变为精而准,同时,下属也可以通过记录笔记化繁为简,记住更多的内容。

 

3、提问讨论,理解到位

 

听到60%,但是理解只有40%?听不懂漏掉的20%怎么办?我们可以通过提问、讨论的方式解决。可以现场讨论,也可以通过wedo沟通工具、微信群组、即时通讯工具群聊讨论,减少沟通层级,发出各种声音。通过讨论,明确要点、阐明要求,团队成员才能正确的执行。

 

4、监督跟踪,执行到位

 

所有的沟通最终都要落实到行动上,工作效率的高低是衡量沟通效果的唯一标准。这就需要我们在工作中,加强对管理事项的日常督查并使之形成制度化、常态化,发现问题及时查原因、定措施,使整个团队的工作循着既定的目标前进。

 

5、反复沟通,认识到位

 

有些管理者认为某事已经讲过了,就没有更多沟通的必要了,殊不知多种形式的反复沟通,更利于统一认识,将指令及计划的相关重点深入到团队成员的内心。

 

项目沟通管理易犯错误
 

 

1、“我以为”的错误:以为沟通过,别人就清楚了;以为没有反馈,就是没有意见了。特别是跨部门的沟通,无论是口头还是书面,更是要注意双方是否理解一致。有时候太过主观,认为有些东西不说,对方也是知道自己的想法与立场,每个人想法不同,不可能完全猜到对方的心思,只有及时沟通,才能取得好的成效。

 

 

 2、不敢越级沟通,不敢与高层直接沟通:不少公司的项目经理在职能上,一般比部门经理要低,所以经常出现项目经理不敢直接找高层或其它部门经理沟通。特别是对跨部门的较为复杂的项目中,项目经理要敢于“管理”公司高层, 就项目问题与高层进行直接沟通。可能有部分项目经理是担心不知如何与高层沟通,因为高层的思维是较发散和概要的,如果是谈解决方案等细节问题,估计很难交流,这里也要求项目经理要对问题有很好的抽象归类能力。

 

  3、没有提前计划沟通好,造成等人局面:经常出现这样的时候,要确定某个事项,需要几个负责人参加,但因为没有提前计划,到时约不到人,结果推迟等待,无谓的增长滞后时间。实际上,对于难度较大的,至少要提前两周计划好,预约好相关人员。

 

项目沟通管理克服办法
 

 

 1、合理地选择沟通方式和环境

 

可根据沟通的内容判断场所的大小、是否需要各种必要的设备(投影仪、麦克风、视讯软件等)、确保沟通场所无噪音及干扰物。

 

 2、正确地安排沟通次序和时间

 

例如:项目需调研多部门客户需求时,应考虑沟通的顺序,时间的安排,合理的处理将消除项目管理中的人为障碍。

 

 

 3、适时地营造沟通的氛围

 

在项目沟通的开始,就要营造一种保障沟通顺利进行的友好氛围。调整角色,实现零距离沟通,营造信任的气氛,换位思考,互动交流。

 

 4、不能进行超范围的沟通活动

 

明确本次沟通的原因、目的、遇到的问题、需要的帮助等。不跑题、不延伸。

 

 5、充分运用信息反馈

 

充分运用信息反馈是指在沟通过程中, 信息的接受者向信息发起者做出回应的行为。双方可以以提问、回答的语言形式,也可以用表情、动作等非语言形式。多次的聆听与交流,有利于减少障碍和误解的产生,能够及时地反馈项目进行过程中的问题与风险。

 

项目沟通管理的必要及时原则
 

 

沟通管理也是要付出代价的, 如果因过度的沟通工作或繁杂的文档规定使项目管理工作效率低下,那将是得不偿失的。因此,沟通工作的时机与频率的把握至关重要,一切要以必要原则为准绳,在项目关键环节工作结束、出现问题时、统一目标时等必要问题的时间开展。信息的产生、传递与接收就是为使项目得到顺利进行,沟通的及时可以使项目中出现的问题尽快得到解决,项目得以持续进行,这也是关系项目目标能够实现的重要保障。通过大量的信息沟通,找出项目管理的问题及解决问题,制订政策并控制评价结果,以确保项目的顺利交付。

 

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